How to create assets for the first time?

Muy buen día tengan todos estimados amigos,

Como el titulo de este post lo indica, me surgen dudas sobre como crear por primera vez los activos de la empresa.

Hasta ahora el intento ha sido algo engorroso, porque conlleva crear una infinidad de categorías y catálogos que me crean un loop mental que después de unos minutos ya no sé que es lo que me pedía la categoría anterior y ni donde estoy parado ja ja ja ja ja.

No logro comprender si debo hacerlo directamente desde Activos ó ingresarlos como mercancías y luego agregarlos a Activos.

Alguien aquí por favor me puede indicar con peras y manzanas cual es el proceso que se debe seguir paso a paso para crear correctamente un activo en el sistema (Local comercial, Instalaciones, Equipos, etc) y que la depreciación se realice de manera correcta con la depreciación lineal (Aunque ya la mayoría esta totalmente depreciada, pero que por ley deben permanecer hasta que se desincorporen como tal por obsolescencia ó deterioro).

Agradecido de antemano por sus valiosa colaboración y atención

Saludos

Both use cases are valid, it depends on what and how deep you want to manage the assets.
If you only care about managing the depreciation, you can just create the account asset.
If you want also to manage the location where the asset is or assign a lot number etc. you need to inventory it.

Gracias Ced,

Los activos en su mayoría ya están depreciados completamente, logre llegar hasta la depreciación final de cada uno.

¿Cuál es la duda?
¿en que cuentas contables se debe hacer la depreciación?
En pruebas realizadas con el activo Local (Oficina) con valor de adquisición Bs.11.000,00 donde su depreciación es total, presentando un salvamento con valor de 0,00. debido la devaluación monetaria en el país.

-No logro que se muestre reflejado en el libro mayor como activo en existencia aun cuando su valor sea 0,00.

Otro detalle es que al asignar la cuenta al activo me asigna la misma cuenta para la depreciación.

221.- Local (Oficinas)---------------------------11.000,00
221.- Depreciación Local (Oficinas)--------(11.000,00)
Total Local (Oficinas)----------------------------0,00

¿Es correcto eso?

-Por norma general la depreciación se hace en una cuenta separada que resta al Activo.
¿Donde va esa cuenta?

Agradecido nuevamente de antemano por la atención y colaboración prestada

I think you should check that with your local accountant.

That’s normal. Once deprecated an asset does not exist anymore in the accounting.

I’m not sure to understand where you are filling those accounts. But for me it sounds like a bad configuration.

Después de un descanso y viendo la situación en frio, deje el módulo de activos a un lado y me centre en los productos, comenzando por las categorías desglosando paso a paso el registro de cada uno de los renglones necesarios para crear los activos.

Al intentarlo desde el módulo de activos se vuelve algo confuso porque caes en un sin parar de productos y categorías que en unos minutos ya no sabes si es una plantilla de categoría ó producto porque son muy similares.

Al hacerlo desde el módulo Productos y allí creamos primero las categorías con sus respectivas cuentas y luego los productos declarándolos como activos ya prácticamente el 75% el trabajo para registrar los activos esta echo.

Solo me surgió un pequeño detalle que me cerro el paso por largo rato, aquí lo explico a continuación:

Al seleccionar la cuenta del activo

entramos en la cuenta de configuración de contabilidad para el activo, buscando la cuenta contable padre podía seleccionar la cuenta correcta, pero al guardar me saltaba el error de que la cuenta estaba en una categoría errada y de allí no lograba avanzar.

Después de largo rato se me ocurrió abrir dentro de la configuración de la cuenta y justo hurgando en el dialogo de Tipo que ya se declara automáticamente desde el padre y opssss:

allí esta el detalle, se iluminaba el botón de Guardar

aunque yo no había echo cambio alguno, pulso guardad y al terminar todo el proceso guardando todo hasta el final ya el error no volvió a aparecer.

Si ya la cuenta padre trae el tipo ¿Por que pide esa validación si no se ha modificado nada allí? ¿Porque dice Categoria cuando deberia especificar que es el Tipo que debe ser validado?

Una vez guardada la categoría y creado el producto final como activo, procedo al registro en el módulo de activos y maravillosamente ya están en la lista de activos solo debo seleccionarlos para crearlos en activos, registrar sus fechas de adquisición, inicio de amortización, valor de salvamento, etc.

Un proceso bastante simple y completo, solo que es necesario hacer bien los paso previos y saber donde hacerlos. Se necesita algo de documentación para el mismo, me he guiado con el de productos que vi en videos de Youtube y alguna que otra web para tener alguna idea sobre el proceso de crear categorías y productos así como saber que tan bien encaminado estaba en la tarea.

Etapa superada y cumplida con satisfacción.

Gracias Ced por la atención y tiempo brindado.

Como mencioné en el post anterior, ya he logrado solventar la creación de activos en el sistema.

Me ha quedado una duda que aun hoy me hace perder el sueño. Al crear los activos y darle la cuenta contable, hice algunas pruebas y me percate que al no cambiar la cuenta contable padre por ejemplo Instalaciones mobiliarias, dentro de la cual estaban:

  1. Aire acondicionado central
  2. Ducto de aire acondicionado
  3. Tabiquería y paneles
  4. Otros

Si al guardar no he cambiaba la cuenta contable para agregar un hijo como en el ejemplo:

212 (Instalaciones)
2120 Aire acondicionado central
2121 Ducto de aire acondicionado
2122 Tabiquería y paneles
2129 Otros

El sistema me va creando las cuentas mencionadas pero todas con el numero 212 y en el mayor me aparece la misma cuenta tantas veces como se han creado renglones.

212 (Instalaciones)
212 Aire acondicionado central
212 Ducto de aire acondicionado
212 Tabiquería y paneles
212 Otros

¿Tiene esto alguna explicación lógica aceptable? pensé que cada cuenta era única como clave indice de cuentas.

Gracias por su paciencia y tiempo para aclararme las dudas.

Es extraño, Tryton no crea cuentas automaticamente. Sino lo que hace es usa una sola cuenta para todos los activos de la misma categoria.

¿Puede ser que tengas algun modulo personalizado que cree esta categoria?

Gracias por tu valioso tiempo Sergi (pokoli), en cuanto a:

¿Puede ser que tengas algun modulo personalizado que cree esta categoria?

No amigo la instalación es limpia y standard como viene por defecto, con la contabilidad de España.

Sucede igualmente cuando creas un hijo con el mismo número de la cuenta padre, no hace la advertencia de que la cuenta ya existe y la crea con la misma numeración.

Al visualizar en el mayor se ven todas las cuentas creadas con distinto nombre pero con igual número.

Si, este es el comportamiento por defecto de Tryton, no hay ninguna restrición de cuentas duplicadas. De hecho, al poner el padre te copia el código de la cuenta padre por lo que si no lo modificas es normal que tengas este comportamiento.

Tienes que modificar manualmente los codigos de las cuentas para que te muestre un código disntino para cada uno de ellos.

Gracias por aclararme la duda mi estimado, yo aun sigo acostumbrado a sistemas donde las cuentas son llaves únicas que no permiten duplicidad, igualmente no tiene la opción de poder eliminar las que se crearon por error ó desconocimiento siempre que no tengan movimiento alguno. Esto último porque al cargar asientos ó configurar los productos si te equivocas en la cuenta asignada puede ser un detalle catastrófico a lo largo en el tiempo, ese error puede puede durar mucho hasta que te des cuenta de ese detalle. Lo tomaré en cuenta para estar al ojo con eso.

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